4.1　總體要求

應按本標準的要求建立知識產權管理體系，實施、運行并持續改進。形成知識產權管理體系文件，包括：

a)知識產權方針和目標；

b)知識產權手冊；

c)本標準要求形成文件的程序和記錄。

注1：本標準出現的“形成文件的程序”，是指建立該程序，形成文件，并實施和保持。一個文件可以包括一個或多個程序的要求；一個形成文件的程序的要求可以被包含在多個文件中。

注2：上述各類文件的存在媒介可以是紙質文檔，也可以是電子文檔或聲像資料。

4.2　知識產權方針

應制定知識產權方針并確保：

a)符合法律法規和政策的要求；

b)與科研組織的使命定位和發展戰略相適應；

c)在持續適宜性方面得到評審；

d)得到全體科研組織員工、學生的理解和有效執行。

4.3　知識產權手冊

編制知識產權手冊并保持其有效性，包括：

a)知識產權機構設置、職責和權限的相關文件；

b)人力資源、實驗室、合同、保密、項目管理以及后續管理中的知識產權相關文件；

c)基礎設備、財務資源、信息資源等方面涉及的知識產權相關文件；

d)知識產權管理體系的程序文件或對程序文件的引用；

e)知識產權管理體系過程之間相互關系的表述。

4.4　文件管理

知識產權管理體系文件應予以控制并確保：

a)文件發布前要審核和批準；文件更新后再發布前，要重新審核、批準；

b)文件內容表述明確、完整，保管方式和保管期限明確；

c)建立、保持和維護知識產權記錄文件，以證實知識產權管理體系符合本標準要求，并有效運行；

d)按文件類別、秘密級別進行管理，易于識別、取用和閱讀；

e)對行政決定、司法判決、律師函件等外來文件進行有效管理；

f)因特定目的需要保留的失效文件，應予以標記。